AVCOND.COM

• Porque mais condôminos passarão a participar das decisões importantes para o condomínio, principalmente aqueles que normalmente não participam das assembleias.
• Porque haverá uma diminuição dos custos de realização de assembleias.
• Porque o processo de realização de assembleias será mais transparente e amplo.
• Porque os condôminos não precisam estar disponíveis em determinada hora e local para poderem participar da assembleia.
• Porque o condômino pode participar de discussões e assembleias no horário e local que melhor lhe for conveniente.
• Porque a administradora terá uma redução de custo, principalmente com mão-de-obra referente ao representante que, obrigatoriamente, tem que enviar a todas as assembleias.
• Porque os condôminos terão mais tempo para apreciar e discutir os assuntos propostos pelo síndico.
• Porque a plataforma oferece uma votação ampla e aberta, proporcionando mais transparência na administração do condomínio.

A adoção da plataforma AVCond depende da vontade da maioria dos condôminos. Basta que o Estatuto, ou Regimento Interno do condomínio, possibilite essa forma de realização. Veja um exemplo de ARTIGO que pode constar do estatuto ou regimento:

Art.XX – As assembleias ordinárias ou extraordinárias poderão ser realizadas em ambiente virtual, utilizando-se de plataforma digital, contrata para este fim, atendendo os requisitos legais referentes à convocação, quórum para abertura da assembleia e votação, publicação da ata, situação dos inadimplentes, substabelecimento de procurações, bem como outros requisitos previstos no presente Estatuto.

• 1^o – Para operação do sistema, o sindico poderá designar um operador da plataforma que atuará em seu nome.
• 2^o – A plataforma digital deverá gerar a ata da assembleia que atenderá todos os requisitos legais para fins de registro em estabelecimento cartorário, caso seja necessário.

SIM. Sugerimos que, após a contratação da plataforma, seja levada à discussão a possibilidade de alteração do Estatuto (para aqueles condomínios onde há esta exigência), para inclusão da possibilidade do uso do ambiente virtual para a realização de suas assembleias. Esta alteração deve ser o primeiro ato a ser feita por meio da própria plataforma AVCond, a fim de que seja conferida validade jurídica aos atos. Normalmente, há a necessidade de quórum qualificado (normalmente 2/3) para esta modificação do Estatuto.

O Síndico (ou o operador da plataforma) será a pessoa que irá gerenciar o sistema. Ele elenca os ASSUNTOS que são de interesse do condomínio que poderão ser colocados ou não, em ambientes virtuais (salas de discussão), antes de serem levados a votação, para que prevaleça a vontade da maioria.

Tendo selecionado um assunto, ele pode fazer a abertura de uma sala de discussão por determinado período. Após o assunto ter sido amplamente discutido, com a participação dos condôminos, ele extrai as principais ideias que serão utilizadas, cada uma delas, como opção para votação. É importante ressaltar que, sempre que uma sala de discussão é aberta, ocorre o envio de e-mails alertando todos os condôminos a participarem.

Após o encerramento das salas de discussão, o síndico/operador do sistema compõe uma pauta e faz a abertura da assembleia, estabelecendo prazo para que ocorra a convocação (período de tempo previsto no Estatuto).

Há, ainda, assuntos que não são levados á discussão, com a abertura de sala de discussão. Normalmente, são aqueles assuntos que estão prontos para serem inseridos pelo síndico/operador diretamente na pauta da assembléia, sem necessidade de levantamento de idéias ou opções para que sejam colocadas em votação.

Recomenda-se que, sempre que possível, o síndico/operador faça a abertura das discussões, a fim de dar maior transparência ao processo.

Com a criação da assembleia, são disparados e-mails para todos os condôminos realizando a convocação. A assembleia também fica aberta por determinado período de tempo, oportunidade em que cada condômino pode efetuar seu voto.

Durante todo o período de votação, cada usuário do sistema (sindico ou morador) pode acompanhar o andamento da votação.

Ao final, o síndico (ou operador) poderá inserir palavras finais que funcionará como fechamento da ata da assembleia. Com isso, a plataforma gera uma ata pronta para impressão (formato PDF). Esta pode ser levada a registro em cartório, se houver interesse, pois possui todos os requisitos legais para esta finalidade.

O próprio sindico (profissional ou não), ao ser cadastrado no sistema, receberá um login/senha para a operação do sistema. Caso queira, pode delegar esta função. Assim, designará um OPERADOR da conta do condomínio, junto a plataforma AVCond. Desta forma, este passará a operar o sistema em nome do síndico, atuando por delegação, sob sua supervisão e responsabilidade. Caso o síndico não queira fazer esta delegação, ele mesmo pode operar o sistema que é simples, intuitivo e oferece amplo sistema de ajuda para melhor compreensão dos passos do processo.

SIM. O síndico (ou o operador da plataforma) tem como atribuir “pesos” diferentes para cada unidade. Isso pode ser necessário em condomínios que consideram o número de votos pela metragem da unidade, ou em condomínios onde as coberturas têm direito a 2 votos, ou mesmo em condomínios comerciais, onde empresas ocupam diversos “módulos” do condomínio. Após a atribuição do “peso”, quando o condômino realiza o voto, automaticamente, é computado o voto multiplicado por esse “peso” considerado, referente a determinada unidade.

A plataforma AVCond proporciona a funcionalidade de bloqueio de unidades. Caso haja algum motivo para que uma unidade NÃO VOTE em uma assembleia, basta que seja indicada na plataforma a unidade inadimplente. O condômino poderá até participar das discussões e visualizar as votações, mas NÃO PODERÁ registrar seu voto, referente aquela determinada unidade.

A plataforma para realização da assembléia em ambiente virtual foi desenvolvida como uma ferramenta que proporcione maior participação de condôminos. Sua adoção, certamente, acarretará em significativa diminuição da outorga de procurações entre os condôminos. Mas, SIM, a plataforma AVCond possibilita que o síndico (ou operador da plataforma) faça a inserção dos dados referentes as procurações recebidas para que atuem no sistema. Ao fazer a relação de procuração entre OUTORGANTE e OUTORGADO, é feito o imediato bloqueio da participação do OUTORGANTE, atribuindo o “peso” do voto dele para o OUTORGADO. Essa funcionalidade fica ativa durante o período de validade da procuração.

O síndico possui assuntos a serem apresentados aos condôminos, para que esses apresentem suas opiniões e daí sejam extraídos tópicos para serem submetidos à escolha da maioria. Tendo esses assuntos, eles são inseridos no sistema possibilitando a criação de salas de discussão. Estas são abertas pelo operador do sistema, para cada um dos assuntos pelo período que quiser, podendo, ainda, fazer upload de documentos que julgar necessário. Cada condomino, ao fazer o login no sistema, pode entrar nas salas abertas e deixar suas opiniões. Tudo fica registrado (autoria e hora do lançamento). O operador do sistema, ao seu critério, extrai as  principais idéias lançadas e formula as opções de votação que serão levadas para a assembleia.

É importante ressaltar que a AVCond proporciona a opção de, caso seja necessário, imprimir todo o histórico da discussão referente aos assuntos discutidos. Esse documento impresso, a critério do condomínio, pode constar como anexo à ata da assembleia onde o assunto integrou a pauta.

Após a criação de assuntos, colocados (ou não) em discussão, eles estarão disponíveis para formar a PAUTA de assembleias. O operador da AVCond pode estruturar essas assembleias da forma como melhor lhe convier. Pode agrupar quantos assuntos desejar para formar a pauta de uma assembleia. A única restrição é que não se misturem assuntos exclusivos para proprietários com assuntos exclusivos para moradores (o sistema já oferece essa proteção).

Tendo criado a assembleia, há um período de CONVOCAÇÃO (quando mensagens são enviadas a todos os interessados). Ao término desse período, pelo prazo estipulado pelo operador, os interessados devem acessar o sistema e registrar seus votos, escolhendo uma dentre as opções disponíveis para cada assunto integrante da pauta. Ao terminar de escolher, o usuário conclui, registrando suas escolhas.

Ressalta-se que na interface onde o usuário fará sua votação, ele pode observar os percentuais atuais de escolha para cada tópico disponível para votação, bem como verificar os votos que foram realizados pelos demais usuários, pois a AVCond proporciona somente votações abertas e não secretas.

Ao término do período de votação, o operador faz suas considerações finais e, após isso, o sistema gera AUTOMATICAMENTE a ATA daquela assembléia que pode ser levada a registro cartorário.

SIM. A plataforma preocupou-se em atender todos os requisitos previstos em lei, tais como: criação de salas de discussão dos assuntos (de onde são extraídas as opções para votação), convocação eletrônica da assembléia, com possibilidade de impressão do Edital de Convocação e a produção e publicação da ata (arquivo em pdf) com possibilidade de ser levada a registro em cartório.